Manual do gestor

Manual do gestor (admin)

Operação do coworking no CooPs — web e app admin.

1. Primeira conta

1. Criar conta do coworking (gestor) na tela inicial (não confundir com “Criar conta com código”).
2. Confirmar email e Entrar — recomendado primeiro acesso pela web: coops.vision10.com.br/app.
3. Complete Perfil / Plano CooPs (mensalidade da plataforma) se solicitado.
4. Configure nome do espaço, logo (web), paleta se desejar.

2. Espaços — salas e postos

Admin → Espaços (Salas / Postos):

Importante: créditos fracionados (0,5) são unidade mínima de cobrança/saldo — o valor de cada reserva vem da sua precificação × duração. Explique isso aos membros. Ver Glossário.

3. Clientes

3.1 Entrada com código (membro)

1. Gere/divulgue o código do workspace (convite).
2. Membro usa Criar conta com código → fica pendente.
3. Admin → Convite / Pedidos → Aprovar ou Recusar (opcional: créditos iniciais na aprovação).

3.2 Cadastro manual

Clientes → Novo — cria membro direto; ainda assim ele deve confirmar email para entrar.

3.3 Login na web — problemas frequentes

Na ficha do cliente:

“Ativo” na lista só reflete aprovação no coworking — não substitui email confirmado.

Senha errada: o membro usa Esqueci a senha na tela de entrada (mesmo email do cadastro). Liberar login não troca senha.

3.4 Operações na ficha

• Vender pacote — aplica um pacote do catálogo (créditos + registro de venda).
• Ajustar créditos — crédito ou débito manual; exige motivo (auditoria).
• Plano mensal — vincular assinatura recorrente + contrato (ver §6).

4. Calendário e reservas

Admin → Calendário (Calendário diário):

• Navegue por data; no celular use os botões ◀ Mês / ◀ Dia / data / Dia ▶ / Mês ▶.
• Toque em um slot Livre para criar reserva para um cliente.
• Toque em uma reserva existente: Ver cliente, Editar horário, Cancelar reserva (confirmação em modal CooPs).
• Recorrência semanal: ao criar reserva, escolha Semanal e quantas semanas (de 2 a 26) — o sistema tenta gerar uma reserva por semana nos slots livres (créditos por ocorrência criada). Ocorrências conflitantes são puladas. Não é agenda infinita; depois do bloco, crie outra série se precisar.
• Registro histórico (só admin): ver §4.2.

Cores: Sala (mint) vs Posto (azul).

4.1 Modalidades (Individual / Grupo)

Na mesma sala, configure duas modalidades com preços diferentes (ex.: individual vs grupo). Na reserva, admin ou membro escolhe a modalidade — não precisa duplicar a sala no sistema.

4.2 Registro histórico (reservas retroativas no mês)

Para lançar na agenda um uso que já aconteceu (horário no passado), quando não dá para fazer uma reserva normal “para o futuro”:

1. Admin → Calendário.
2. Escolha uma data já passada dentro do mês atual no calendário do app (fuso Brasil; não funciona para meses anteriores).
3. Toque no horário livre (slot passado).
4. Escolha o cliente (membro).
5. Confirme com Registrar histórico (não use recorrência em dia passado).

Créditos: funciona como uma reserva normal — o sistema calcula o consumo (sala/modalidade/duração), exige saldo ou day pass naquele dia e debita créditos. O app confirma que o registro foi salvo na agenda e que os créditos foram debitados do cliente. Isso entra no fechamento do mês (movimentos + consumo registrado na reserva).

O que muda em relação à reserva comum: só o admin pode criar em horário já passado (mês corrente); o card aparece como histórico; você pode remover o registro depois (com estorno de créditos, se aplicável).

Antes de registrar: se o cliente ainda não tinha saldo, use Vender pacote ou Ajustar créditos e só então o histórico — senão aparece “créditos insuficientes”.

5. Pacotes e day pass

Admin → Pacotes / Planos — role a página: a parte de cima é Pacotes; mais abaixo, Planos mensais.

5.1 Pacotes (avulso, day pass, créditos)

Use para vender créditos ou day pass ao cliente:

• Pacote de horas/créditos — nome, quantidade de créditos, preço (no app aparece em R$; cobrança em euro pode ser fora do app).
• Day pass — uso esporádico no dia: preço + créditos do dia (você define; opcionalmente informe janela de horário no cadastro do pacote).

Depois: Clientes → ficha → Vender pacote.

Dica (regra 1 crédito = 1 € na sua cabeça): configure salas e pacotes para que cada reserva consuma créditos coerentes com essa regra; o app não converte euro automaticamente — ele conta créditos consumidos.

5.2 Planos mensais (não confundir)

A seção Novo plano mensal → Mensal créditos é assinatura todo mês (contrato, mensalidade recorrente, créditos/mês). Não é o lugar para “dar crédito avulso hoje” nem day pass esporádico.

Membro vê catálogo em Pacotes (app cliente) se os pacotes estiverem ativos.

6. Planos mensais, contratos, financeiro no app

• Planos — modelos de assinatura do coworking (seção Novo plano mensal em Pacotes/Planos).
• Contratos — criados ao Ativar plano; o membro aceita no app (Contratos ou aviso no Início).
• Financeiro / Faturas — faturas de assinatura, pacotes e pagamentos (Pix/MP quando configurado; cobrança manual em Portugal via Registrar pagamento).
• Relatórios — receita por pacote/plano/cliente e ocupação (horas reservadas) no período; export CSV.
• Conferência (admin) — cruza planos, contratos, faturas e créditos; só lê (ex.: faturas antigas de pacote apagado do catálogo).

6.1 Fluxo do plano mensal (passo a passo)

Se a fatura não aparecer após o aceite: na ficha do cliente, Gerar fatura → confira em Financeiro e em Minhas faturas do membro.

Não confundir:

Rotina sugerida (piloto PT, cobrança fora do MP): ativar plano → membro aceita → Registrar pagamento quando receber transferência/IBAN → créditos liberados.

Reativar plano no mesmo cliente (troca de plano ou novo ciclo): ative de novo na ficha; se necessário use Gerar fatura após o aceite do novo contrato.

7. Fechamento do mês e controle por cliente

Cenário comum: cobrança depois do fechamento do mês, contagem de reservas/uso e valor por cliente (membro).

O que o CooPs faz hoje:

• Registra créditos consumidos em cada reserva (conforme preço da sala/modalidade e duração).
• Mostra reservas e movimentos de crédito na ficha do cliente.
• Relatórios → filtro de datas → Exportar CSV (ocupação e receita de pagamentos no app).

O que você faz na prática (ex.: 1 crédito = 1 €):

1. Defina a regra de negócio (ex.: 1 crédito consumido = 1 € na fatura que você envia).
2. Prefira reservas que descontam créditos (ou Vender pacote) em vez de só Ajustar créditos — ajuste manual não registra valor em moeda tão bem quanto pacote + reservas.
3. No fim do mês: por cliente, some créditos usados no período (ficha ou CSV).
4. Envie a cobrança como você já faz (Pix, transferência, nota/fatura externa, etc.).
5. Depois de pago, zere o ciclo: Clientes → Ajustar créditos (valor negativo até saldo 0) ou venda do pacote do mês seguinte.

Ainda não existe: email automático “extrato mensal em €” nem botão “zerar mês” — use ajuste de saldo + relatórios.

8. Chat, convite, day pass na entrada

• Chat — conversas com membros.
• Convite / Pedidos — código/link para novos membros e aprovação de quem entrou com código.
• Day pass QR — validar credencial na recepção (leitura QR conforme fluxo do espaço).

9. Plano CooPs (SaaS)

Em Perfil → Plano CooPs: mensalidade da plataforma. Em atraso, funcionalidades admin podem bloquear até pagamento ou cortesia de teste (conforme política Vision10).

10. Web e app

Recomendação: configure no computador (web); use o celular para operação rápida. Acesso: coops.vision10.com.br/app.

10.1 PC vs celular (admin)

Se Ajustar créditos ou Vender pacote falhar no navegador e funcionar no app, faça atualização forçada (Ctrl+Shift+R) ou teste outro browser. Envie print ao suporte se persistir.

Próximos passos deste manual

• Capturas de tela por seção (plano fase C).
• Vídeo curto “primeiro dia” (opcional).

→ FAQ · Guia membro